Kassenbuch Gastronomie: Beispiele & Praxis-Tipps
Die Führung eines Kassenbuchs ist für die Gastronomie sowie für alle weiteren Betriebe des Bargeldgewerbes Pflicht und ein unumgänglicher Nachweis für alle Einnahmen und Ausgaben. Grundlage dafür ist jeweils die Führung einer Registrierkasse. Das Kassenbuch muss dabei ganz bestimmten Richtlinien folgen, damit du bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite bist.
Was versteht man unter einem Gastronomie Kassenbuch?
Ein Gastronomie Kassenbuch erfasst alle Einnahmen und Ausgaben deines Betriebs und bietet damit einen Überblick über die Summe an Bargeld in der Kasse. Das bedeutet: Alle Bargeldeinnahmen und -ausgaben, von kleinen Cent-Beträgen über größere Ausgaben, müssen detailliert im Kassenbuch fürs Restaurant erfasst werden. Nach Ladenschluss muss geprüft werden, ob der Soll-Bestand an Bargeld aus dem Kassenbuch mit dem tatsächlichen Ist-Bestand in der Kasse übereinstimmt. Um zu belegen, dass das Kassenbuch korrekt ist, müssen zusätzlich alle Rechnungen und Quittungen beigelegt werden.
Eine Kassenbuchführung ist grundsätzlich für jedes kassenbetreibende Unternehmen Pflicht, die Betriebsgröße spielt dabei keine Rolle. Für eine ordnungsgemäße Buchführung des Kassenbuchs ist das Vorhandensein einer Geschäftskasse die Voraussetzung. Als Gastronom:in bist du also auch in jedem Fall gesetzlich dazu verpflichtet, eine Kasse zu führen – und damit auch ein Kassenbuch. Gastronomische Kassenbücher und dazugehörige Nachweise wie Speisekarten oder Preislisten müssen darüber hinaus über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahrt werden.
Kassenbuch führen: Gastronomie Vorlage
Das Kassenbuch sollte nachvollziehbar geführt werden, sodass sich eine sachverständige Person ohne Weiteres einen Überblick über die Geschäftsvorfälle verschaffen kann. Das heißt: Jede Bargeldbewegung sollte mit Datum, Betrag und Währung vermerkt und in chronologischer Reihenfolge aufgeführt werden. Das Restaurant Kassenbuch muss vollständig sein und sollte jeweils einmal täglich durch die neu hinzukommenden Einnahmen und Ausgaben ergänzt werden. Private Bargeldbewegungen (Entnahmen, Einlagen sowie Geldverschiebungen mittels Bank) müssen ebenfalls dokumentiert werden.
Buchungen müssen immer mit Belegen erfolgen. Wichtig ist auch ein regelmäßiges Nachzählen, damit der Soll-Bestand zu jedem Zeitpunkt mit dem ermittelten Ist-Bestand verglichen werden kann. Ein negativer Kassenbestand sollte logischerweise nicht auftreten, denn dies ist technisch nicht möglich.
Änderungen müssen deutlich erkennbar sein und dürfen nicht unkenntlich gemacht werden, d.h. der ursprüngliche Eintrag muss lesbar bleiben. Bei einem fehlerhaft geführten Kassenbuch kann das Finanzamt die Kassenbuchführung als nicht ordnungsgemäß verwerfen und in der Folge eine Hinzuschätzung von Einnahmen zu Lasten des Unternehmers vornehmen. Unstimmigkeiten, die bei der Betriebsprüfung festgestellt werden, können unter Umständen teuer werden. Grundsätzlich gehört also jede Bargeldbewegung ins Restaurant Kassenbuch, in chronologischer Reihenfolge und ergänzt durch folgende Informationen:
- Datum
- Betrag
- Zweck
- Umsatzsteuersatz
- Belegnummer
- Art der Bargeldbewegung (Einnahme/Ausgabe)
- Jeweils aktueller Kassenbestand
Was musst du bei der Kassenbuchführung beachten?
Seit dem 01.01.2017 gelten die GoBD-Richtlinien in uneingeschränkter Form. Seit Januar 2018 wird darüber hinaus die Einhaltung dieser Richtlinien durch die Kassennachschau noch konsequenter überprüft. Die GoBD-Richtlinien geben vor, dass Gastronom:innen, die ein digitales Kassensystem (u.a. digitale Registrierkasse oder iPad-Kassensystem) nutzen, auch ihr Kassenbuch digital führen müssen. Wer sein Kassenbuch elektronisch führen möchte, sollte deshalb auf eine entsprechende Kassenbuch-Software zurückgreifen für eine einfache Nutzung in der eigenen Gastronomie. Kassenbuch Vorlagen dürfen nur dann genutzt werden, wenn du keine elektronische oder digitale Registrierkasse besitzt. Da die Daten gemäß GoBD jedoch unveränderlich sein müssen, bist du dazu verpflichtet, diese Vorlagen auszudrucken und anschließend von Hand auszufüllen. Wichtig: Am Ende musst du unterschreiben.
Zusätzlich zu den GoBD wurde am 01.01.2020 das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen eingeführt. Es verlangt, dass jedes eingesetzte elektronische Kasse führende digitalen Aufzeichnungen über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) schützen. Die TSE besteht aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Durch diese Gesetzgebung soll eine lückenlose Aufzeichnung und Archivierung gewährleistet werden: Kassensysteme dürfen es ihren Nutzern nicht ermöglichen, elektronische Dokumente nachträglich zu manipulieren.
Kassenbuch Software Gastronomie: 5 Vorteile
Auch wenn es mehrere Möglichkeiten gibt, wie man ein Gastronomie Kassenbuch führen kann – das digitale Kassensystem ist die einfachste, effizienteste Variante und garantiert eine GoBD-konforme Buchhaltung. Du hast dadurch die Sicherheit, dass auch in stressigen Situationen keine Buchung verloren oder vergessen geht und alle Beträge detailliert erfasst werden. Eine Gastronomie Kassenbuch Software ermöglicht die Kontrolle über jeden Vorgang und jedes Detail – vom Bestelleingang bis zur Gastronomie Kassenabrechnung.
1. Kassenbuch Software spart Zeit
Eine Kassenbuch-Software spart Zeit, und somit Kosten in der Gastronomie. Warum? Weil automatisch alle eingehenden Bestellungen und Belege von der Software erfasst und finanzamtkonform gespeichert werden. Das spart dir lange Stunden, die du normalerweise bei der Steuererklärung und Belegsortierung investieren müssest. Durch eine Kassenbuch-Software werden alle Eingänge automatisch standardisiert. Das heißt, du musst dir kein extra Kassenbuch kaufen.
2. Kassenbuch Online: Zugriff von überall möglich
Während alte Kassensysteme dir nur den Zugriff vor Ort ermöglichen, kannst du mit einem Kassenbuch online über den Cloud-Server von überall auf Bestellungen und den Tagesumsatz zugreifen. Die praktische Kassenbuch-Vorlage ist einfach, sicher und übersichtlich. Somit bleibst du immer über das Geschehen in deinem Unternehmen auf dem Laufenden, ohne vor Ort sein zu müssen.
3. Elektronisches Kassenbuch bietet alle Bestellkanäle im Überblick
Gerade für Gastronom:innen, die kontaktloses Bestellen im Restaurant per QR-Code anbieten, Bestellungen an der Theke und per Webshop annehmen, sowie Gerichte mit einem Lieferservice verschicken, ist das elektronische Kassenbuch ein Muss!
Das moderne Kassensystem für die Gastronomie deckt alle Kanäle gleichzeitig ab, und speichert automatisch eingehende Bestellungen, egal ob online oder in Person. Das ermöglicht dir, immer den Überblick zu behalten und deine Belege gesammelt an einem Ort zu speichern. Vorbei sind die Zeiten mit aufwendiger Zettelwirtschaft, einem Kassenbuch per Excel, sich anhäufenden Papierstapeln und vergessenen Quittungen!
4. Online Kassenbuch führen: 100% Finanzamtkonform
Ein weiterer Vorteil bei einem Online-Kassenbuch ist, dass es vollkommen finanzamtkonform ist. Ein online Kassensystem erstellt unveränderbare Einträge, die vor nachträglichen Änderungen schützten. Die Daten können so direkt ans Finanzamt weitergeleitet werden, da die Software bereits zertifiziert ist.
Die korrekte Aufzeichnung erspart dir außerdem die Beweispflicht beim Finanzamt und vereinfacht die Buchführung.
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