Rechtliche Vorgaben in der Gastronomie

Belegausgabepflicht: Chance zur Digitalisierung?

Seit dem 1. Januar 2020 besteht die sogenannte Belegausgabepflicht. Unter der Belegausgabepflicht versteht man, dass Unternehmer:innen dazu verpflichtet sind, jedem Kunden bei allen Geschäftsfällen einen Bon auszuhändigen. Ziel der neuen gesetzlichen Verordnung ist es, den Steuerbetrug massiv zu verhindern. Die Belegausgabepflicht wird jedoch am Markt stark diskutiert.

Im klassischen Lieferbetrieb dienen die Kassenbons nicht nur als Rechnung für den Kunden, sondern auch als Wegweiser für Lieferdienst Fahrer:innen. Das erhöhte Bonaufkommen zeigt sich jedoch auch im Abhol- und Vor-Ort-Geschäft von Restaurants. Gerade hier kann es zu einer erheblich höheren Abfallproblematik kommen. Besonders Gastronomiebetriebe, die vornehmlich günstige Waren verkaufen, wie beispielsweise Imbisse, kritisieren die Belegausgabepflicht. In diesem Beitrag findest du einfache Tipps, wie du die Belegausgepflicht in deinem Gastronomiebetrieb umsetzt.

Restaurant Rechnung Pflicht: Informiere Personal und Gäste

Kläre als Erstes dein Personal über die neuen Richtlinien auf und weise darauf hin, dass bei jeder Bestellung eine Restaurant Rechnung Pflicht ist. Achte unbedingt darauf, dass alle Mitarbeiter:innen informiert sind und die neuen Regelungen eingehalten werden. Mit einer guten Schulung vermeidest du das Strafrisiko: denn bei Verstößen gegen das neue Kassengesetz drohen im Ernstfall Geldbußen von bis zu 25.000€.

Der ein oder andere Gast wird sich fragen, warum er nun einen Beleg erhält, obwohl er nur ein Getränk bestellt hat. Der durch die Regelung wachsende Papierverbrauch und damit einhergehende Müll kann bei einigen deiner Gäste auch zu Unmut und Unverständnis führen. Wir empfehlen dir daher, deine Gäste über die gesetzliche Belegausgabepflicht zu informieren. Du kannst beispielsweise mit einem Aushang im Betrieb oder über Social Media Kanäle darauf hinweisen, dass du seit dem 1. Januar 2020 zur Belegausgabe verpflichtet bist. So lassen sich Beschwerden verringern und du schaffst mehr Transparenz für deine Gäste.

Stelle Kassenbelege digital bereit

Du möchtest nachhaltig handeln und in deiner Gastronomie trotz Kassenbon Pflicht Papier sparen? Durchaus möglich – Die Belegausgabepflicht besagt, dass du deinen Gästen den Beleg sowohl in Papier als auch in digitaler Form zur Verfügung stellen kannst. Zulässig ist: wenn der Gast einen QR-Code über eine Bildschirmanzeige einscannen oder den Beleg als Link oder per Near-Field-Communication (NFC) downloaden kann. Auch kann der Beleg über eine E-Mail oder direkt an ein Kundenkonto versendet werden. Nicht erlaubt ist es laut BMF hingegen, den digitalen Kassenbeleg für den Gast lediglich an einem Bildschirm wie beispielsweise an einem Kassendisplay sichtbar zu machen. Der Beleg muss auch noch nach Abschluss des Kaufvorgangs digital abrufbar sein.

Ein digitaler Kassenbeleg direkt bringt auch einige Vorteile mit sich: er ist geordnet, kategorisiert und mit einem Klick jederzeit verfügbar, was Möglichkeiten eröffnet, von der Restaurant Rechnung Pflicht zu profitieren. Wichtig für dich als Gastronom:in zu beachten: Versende digitale Kassenbelege GoBD-konform und zeitnah. Innerhalb von zehn Tagen müssen Belege erstellt werden und in chronologischer Reihenfolge sowie nachvollziehbarem Ordnersystem abgelegt sein. Mit unserem POS System kannst du den Kassenbon ganz einfach digital bereitstellen.

Setze auf ökologisch nachhaltiges Bon-Papier

Die Belegpflicht sorgt in vielen Gastronomiebetrieben schon heute für einen enormen Verbrauch an Bon-Papier. Pro Jahr werden etwa 23,1 Mrd. Kassenbons in Deutschland gedruckt, dadurch circa 81 Mio. Euro Kosten verursacht und fast 7 Mio. km Papier verbraucht. Dieser Papierverbrauch lässt sich dank der bereits genannten digitalen Möglichkeiten eindämmen. Besteht ein Gast dennoch auf einen Beleg in Papierform, gibt es dafür mittlerweile umweltschonende Alternativen beim Bon-Papier – denn einige Thermopapiere enthalten Bisphenol A (BPA). Diese Substanz ist belastend für die Gesundheit deiner Mitarbeiter:innen und Gäste sowie für die Umwelt.

Wir empfehlen dir daher, auf phenol- und BPA-freies Bonpapier zu setzen. Darüber hinaus gibt es Hersteller wie beispielsweise Ökobon, die noch einen Schritt weitergehen: Dieser wird aus FSC-zertifiziertem Holz aus nachhaltiger Forstwirtschaft hergestellt und kommt ohne chemische Farbentwickler aus, dieser kann also bedenkenlos über das Altpapier Recycling entsorgt werden.

Die Kostenproblematik der Belegausgabepflicht

Die Belegausgabepflicht hat höhere Kosten für Gastronom:innen zur Folge. So gibt es einen erhöhten Schulungsaufwand für Mitarbeiter:innen, eine mögliche Umstellung auf ein anderes Kassensystem und Mehrausgaben für Bonrollen sowie die Entsorgung der nicht angenommenen Belege. Auch wenn es sich bei einigen Kostenpunkten um Centbeträge handelt, summieren die Kosten sich schnell zusammen. Gut, wenn du hier bereits Kunde von SIDES bist – denn dann kannst du dir zumindest die Umstellung auf ein neues Kassensystem sparen. Wir halten unser Systems ständig auf dem neusten Stand und haben unsere Kasse auch fristgerecht mit der entsprechenden Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgerüstet, sodass es den BSI Standards entspricht.

Fazit

Ob durch die Belegausgabepflicht tatsächlich Steuerhinterziehungen verhindert werden können, ist fraglich. Aktuell ist es zumindest nicht vorgesehen Bußgelder zu verhängen, wenn keine Belege ausgegeben werden. Aber Achtung: Bei Nichteinhaltung der Verordnung wird dein Finanzamt vielleicht ein genaueres Auge auf deine Steuererklärung werfen.

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